Il datore di lavoro non può registrare le telefonate effettuate dai propri dipendenti a scopo preventivo o dissuasivo; può farlo, invece, a scopo difensivo in caso di fondato sospetto di illecito

In base all’articolo 2094 c.c., il datore di lavoro ha diritto di controllare la prestazione resa dai propri dipendenti e, più in generale, il comportamento assunto dai medesimi durante l’orario di lavoro.

Non ogni modalità di controllo è, tuttavia, consentita dalla legge.

Se infatti è pacifico, da una parte, che il datore di lavoro possa sempre controllare in presenza, sia direttamente, sia tramite propri collaboratori, l’operato dei dipendenti, occorre, dall’altra, considerare il divieto dei c.d. “controlli a distanza” sancito nell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.

Tale norma prevede, infatti, che “gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale (…)” e che, in tal caso, è comunque necessario, prima di installare simili apparecchiature, addivenire ad un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure ottenere previa autorizzazione da parte dei Servizi Ispettivi del Ministero del Lavoro territorialmente competenti.

Anche se imprenditore ha, dunque, necessità di installare telecamere od altri strumenti tecnologici nella propria azienda per finalità che esulano dal controllo dei lavoratori, ad esempio, allo scopo di evitare l’illecito accesso di terzi, egli deve comunque previamente verificare se tali strumenti “puntino” su postazioni di lavoro o luoghi di passaggio abituale dei lavoratori, rendendo, dunque, astrattamente possibile il controllo a distanza dei medesimi.

In caso affermativo, il datore di lavoro, prima di procedere all’installazione di tali apparecchiature, dovrà concordare con le rappresentanze sindacali, o con gli ispettori del lavoro,  gli opportuni accorgimenti da adottare al fine di ridurre al minimo tale possibilità di controllo a distanza dei lavoratori.

La violazione dell’art. 4 St. Lav. comporta l’inutilizzabilità dei dati acquisiti mediante controlli non autorizzati e la conseguente illegittimità delle eventuali sanzioni disciplinari fondate su quei dati.

La giurisprudenza ha, tuttavia, individuato una categoria di controlli a distanza che esula dall’ambito di applicazione della suddetta norma e che il datore di lavoro può adottare anche in assenza del previo accordo sindacale o dell’autorizzazione ministeriale.

Si tratta dei c.d. “controlli difensivi” che il datore di lavoro può attuare allorché sia vittima di condotte penalmente rilevanti o comunque dannose per la propria azienda.

Prima di attivare tali controlli è, tuttavia, necessario acquisire prove od indizi concreti circa la riconducibilità di tali condotte illecite ai lavoratori che si reputano coinvolti.

Solo a fronte di tali elementi, ossia solo a fronte di quello che la giurisprudenza qualifica come  “fondato sospetto di illecito”, il datore di lavoro può sottoporre, appunto a mero scopo difensivo, rispetto ad un “attacco” già intervenuto od anche solo tentato, i  propri lavoratori ad un controllo a distanza  mediante uno dei numerosi strumenti tecnologici oggi disponibili.

Sulla base delle più circostanziate prove raccolte attraverso tale controllo difensivo il datore di lavoro potrà poi procedere al licenziamento del lavoratore responsabile senza temere che tali prove possano essere successivamente invalidate dal giudice in ragione della violazione del divieto di cui all’art. 4 St. Lav..

Molto interessante nel definire la portata di tali controlli difensivi è la recente sentenza della Suprema Corte del 29 marzo 2026, n. 7514, la quale ha stabilito che “non rientrano nell’area dei controlli difensivi in senso stretto e sono inutilizzabili i dati di matrice tecnologica (registrazioni telefoniche) acquisiti in modo generalizzato ed anteriormente all’insorgere di un fondato sospetto di illecito in capo a specifici lavoratori, non potendosi rendere retroattivamente lecito un controllo effettuato in violazione delle garanzie di legge”.

In sostanza, non è possibile controllare a distanza la prestazione dei lavoratori a mero scopo preventivo o dissuasivo, acquisendo periodicamente ed in maniera generalizzata, mediante le moderne tecnologie informatiche oggi disponibili, i dati inerenti la prestazione resa dai medesimi.

Il datore di lavoro non può neppure decidere di conservare in forma anonima presso un server aziendale od un c.d. sistema “cloud” tali dati, né può riservarsi di esaminare, elaborare ed utilizzare in un secondo momento gli stessi, allorché sopravvenga la commissione di eventuali reati.

Come ha chiarito la Suprema Corte, il fondato sospetto di un illecito può legittimare solo la successiva esecuzione di controlli a distanza a scopo difensivo, non può, invece, giustificare in via retroattiva eventuali precedenti acquisizioni dei dati, anche qualora effettuati in maniera generalizzata ed anonima.

In definitiva, ciò significa che le moderne tecnologie oggi disponibili possono surrogare solo in parte il controllo che il datore di lavoro ha il potere ed il dovere di esercitare nei confronti dei propri dipendenti secondo i metodi tradizionali, perché, anche in caso di illecito, prima di avvalersi delle suddette tecnologie, dovrà comunque dimostrare di aver maturato il fondato sospetto dell’illecito senza violare il divieto di controllo a distanza dei lavoratori.